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Conoce todo sobre la facturación electrónica y sus beneficios
La facturación electrónica es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.
El proceso de facturación electrónica se ha estado permeando por diversas reglamentaciones sobre su implementación, ya quedó en firme para todas las empresas
El 05 de mayo la DIAN emitió la resolución 000042 en la cual estableció un nuevo calendario con el plazo máximo en el que las empresas, que están en la obligación, deben empezar a facturar electrónicamente. Dichas empresas pueden optar por utilizar la plataforma que ha facilitado la DIAN para este fin o contratar el servicio que ofrecen los operadores tecnológicos y las casas de software, brindando facilidad, automatización y acompañamiento en el proceso.
Procedimientos de la facturación electrónica
1) Tramitar en la DIAN el registro como facturador electrónico
Para implementar la facturación electrónica en las empresas es necesario realizar un proceso de habilitación exigido por la DIAN. En la cual la DIAN otorga el SEPT de pruebas.
2) Tener un software para facturar electrónicamente
Puede ser propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado que cuenta con una herramienta para facilitar el proceso.
3) Contar con un certificado de firma digital
De acuerdo con la Resolución 000030 del 29 de abril, todas las facturas electrónicas deben tener una firmas digital vigente, esto con el fin de tener un control de seguridad y autenticidad sobre todas las facturas que se expidan. Para aplicar la firma o certificado digital a la factura electrónica se debe contar con un software de facturación que se encargue de generar todas las facturas con este requisito
4) Envió de Facturas y notas
Se debe de realizar él envió del lote de facturas y notas establecido por la DIAN, en el momento que se realiza el registro. Para realizar la habilitación ante la DIAN.
5) Solicitar y asociar los prefijos
La empresa debe de solicitar ante la DIAN los prefijos de facturación electrónica y asociarlos en la página.
Beneficios de la facturación electrónica
La modalidad de Facturación electrónica, va mucho más allá de evitar sanciones y cumplir con una obligación de la DIAN. Esta forma de facturar trae considerables beneficios para las empresas los cuales son:
- Ahorrar Dinero: Uno de los beneficios más relevantes es el ahorro de dinero en el proceso de facturación, debido a que se eliminan los costos de impresión, envío y almacenamiento de las facturas emitidas y recibidas.
- Ahorrar Tiempo: La implementación de la facturación electrónica aumenta la eficiencia de un 60%, ya que los tiempos de entrega tienen una mejora del 200%, pasando de días a minutos. Además, el hecho de tener disponibilidad de la información a un solo clic y sin desplazamientos.
- Evitar errores: Otro de los beneficios de la facturación electrónica es que minimiza errores en los documentos, lo cual permite que las cobranzas y la conciliación de pagos sea más eficaz. Además, al estar almacenados en la nube, evita que dichos documentos y facturas se pierdan o se dañen al pasar del tiempo.
- Sistematizar: La facturación electrónica les permite a las empresas agilizar y sistematizar los procesos, tener un mayor control y acceso a la información, lo cual posibilita el análisis y gestión de la misma.
- Acelerar el ciclo de pago: Una factura electrónica es pagada de 2 a 5,4 veces más rápido que una factura en papel por varias razones: la factura electrónica no se pierde o traspapela, genera una fecha clara de recibo y automáticamente dispara un ciclo de pago en los sistemas de la empresa que la recibe
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¿Aún tiene dudas con respecto a la Facturación Electrónica?
Lo invitamos a leer nuestro siguiente artículo donde encontrará tips importantes para tener en cuenta:
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