Pasos para gestionar una contingencia de Facturación electrónica

¿Ya sabes qué hacer cuando no puedas enviar facturas electrónicas por inconvenientes tecnológicos?

Existen algunas medidas que adoptar en caso de contingencia durante el proceso de generación de una factura electrónica:

• Cuando el facturador no pueda expedir la factura electrónica por inconvenientes tecnológicos, puede facturar a través de las facturas de contingencia, cuya numeración previamente debe haber sido solicitada a la DIAN. Una vez se supere la contingencia, se deberá transcribir la información de las facturas generadas en contingencia al formato XML y transmitirla a la DIAN para su respectiva validación. Recuerde que cuenta con 30 días para enviar la información.

• Cuando las causas sean atribuibles a situaciones de índole tecnológico a cargo de la DIAN, deberá generarlas y entregarlas a su cliente en tiempo real, sin la validación por parte de la DIAN. Una vez se haya restablecido el servicio, deberá enviarlas a la DIAN para la correspondiente validación, la cual no afectará las facturas expedidas en caso de no ser exitosa. El facturador electrónico tendrá 48 horas para transmitir a la DIAN las facturas emitidas en contingencia.

 

 ¿Y si se presentan situaciones especiales?

La forma como está contemplado que se rechacen, y se hagan ajustes a las facturas electrónicas generadas y validadas ante la DIAN es a través de notas crédito, que deberá expedir el facturador cuando reciba el mensaje de rechazo total, parcial o de devolución relacionado con las facturas que expidió.

Las notas crédito y las notas débito cuando deban ser utilizada por el empresario deberán ser igualmente enviadas para validación previa ante la DIAN, para luego ser entregadas a los compradores

 

¿Sabias qué adicional existen contingencias tipo 3 y 4?

 

Contingencia facturador electrónico (Contingencia Tipo 03)

Se activa en los casos en que el sistema de Factura Electrónica con validación previa de la DIAN queda fuera de línea, por lo tanto, en ese momento no puede validar las Factura Electrónicas.

1) Se debe verificar la caída del sistema de la DIAN, 4 intentos con intervalo de 20 segundos cada uno, para decretar por sí mismo la contingencia.
2) Se almacena la evidencia del error del servidor DIAN.
3) Se debe expedir la Factura Electrónica al adquiriente sin validación. El negocio es totalmente válido.
4) Se reintenta el paso 1 a los 30min, y si ya está funcionando, vuelve a facturar normalmente.
5) Máximo a las 48 después debes transmitir la información de las facturas en XML de las facturas que no se validaron con la marca factura TIPO 04.
6) Las Facturas Electrónicas que transmitas que no tuvieron validación previa, deben ir firmadas con el certificado de firma digital.

 

Contingencia DIAN (Contingencia Tipo 04, errores 400 y 500)

Se activa en los casos en que el facturador electrónico o el proveedor tecnológico entren en contingencia tecnológica.

1) Previamente se debe haber solicitado la autorización de numeración de la factura de venta de talonario o de papel – Contingencia.
2) La factura de venta de talonario o papel debe cumplir los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario.
3) En caso de contingencia se permite la expedición de la factura de talonario o papel como soporte fiscal para el comprador y para el obligado a facturar.
4) Superada la contingencia, se deben transmitir las facturas de talonario o papel a la DIAN, durante las 48 horas siguientes de haber superado la contingencia, marcando la factura como Tipo 03 y relacionando los consecutivos de papel o computador fueron emitidos.