Facturación electrónica y la firma digital

Facturación electrónica y la firma digital es muy importante en la implementación de la facturación electrónica, ya que nos ayuda a  controlar que los documentos electrónicos sean verídicos.

¿Qué es la firma digital?

La firma digital o certificado digital es un instrumento utilizado para firmar documentos electrónicos como declaraciones tributarias, que garantiza la seguridad de la información gracias a que esta se encuentra encriptada, es decir, los datos solo pueden interpretarse con una contraseña o clave. Por lo cual cuenta con ciertas características para garantizar que la información consignada sea verídica y legal, los cuales son:

• Identidad: contiene los datos de identidad de la persona que firma.
• Llave privada y pública: contiene la información encriptada para garantizar su seguridad.
• Vigencia: periodo de tiempo que tiene validez la firma.

El uso de la firma digital garantiza:

• La autenticidad: permite verificar los datos de identidad del firmante.
• La integridad: permite que los datos no sean alterados.
• La confidencialidad: mantiene la información de forma privada.

Dado que este mecanismo permite acreditar que la persona firmante es quien dice ser, la DIAN dispuso como requisito para las facturas electrónicas contar con la firma digital.

Facturación electrónica y la firma digital

Para el año 2019 muchas empresas empezaron a cumplir con la obligación de facturar electrónicamente de acuerdo a una serie de requisitos señalados en la Resolución 000030 del 29 de abril; uno de estos es que todas las facturas electrónicas deben tener una firma digital vigente, esto con el fin de tener un control de seguridad y autenticidad sobre todas las facturas que se expidan.

Para aplicar la firma o certificado digital a la factura electrónica debes contar con un software de facturación que se encargue de generar todas las facturas con este requisito.

Es importante establecer con qué  software  se va a facturar ya sea propio  o contratando los servicios de un proveedor tecnológico ya que algunos  ofrecen la posibilidad de adquirir el certificado digital desde el mismo programa, pero en otros casos se debe de  adquirir por medios propios.

En Peti Soluciones Productivas  se puede obtener el certificado digital de forma fácil y rápida, y así  empezar a facturar electrónicamente cumpliendo con todos los requisitos que exige la DIAN.

 

¿Cómo puedo adquirir la firma digital?

Si adquiere  la firma digital sin emplear los servicios de un proveedor tecnológico porque ya cuenta con un software propio, se debe de tener en cuenta  buscar una entidad de certificación digital autorizada por la DIAN.

El costo que  se debe de asumir varía según la entidad que se elija:

• Citiseg
• Certicámara
• Andes servicio de certificación digital
• Gestión de seguridad electrónica
• Edicom

Diferencia entre firma digital y firma electrónica

Es común asumir que la firma digital y la electrónica hacen referencia al mismo término, sin embargo, cuando se deba  implementar la facturación electrónica en la empresa la firma que se  presenta en las facturas es la digital.

Ambas aseguran la veracidad de los documentos firmados y ratifican que la identidad del firmante es auténtica; aun así, la firma digital es visible únicamente en el formato XML de la factura electrónica que se envía a la DIAN y no en la versión gráfica (PDF), esto se debe a que los datos se encuentran encriptados mediante algoritmos para asegurar la autenticidad del documento electrónico. Es como ponerle un candado de seguridad a los documentos.

 

Normas que regulan la firma digital en Colombia