¿Qué es el formato XML en facturación electrónica?

Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se habla del

XML de la factura electrónica se hace referencia al conjunto de datos estructurados que componen el documento tributario, detallados de tal modo que resulten legibles para el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que intervienen en el proceso.

Lo anterior, con el fin de que el SII valide la información de la factura -especialmente la de índole fiscal- e identidad, tanto del emisor como del proveedor del sistema de facturación electrónica.

Es importante aclarar que la DIAN usa este tipo de archivos para realizar el intercambio electrónico de datos y el cual debe contener una serie de especificaciones técnicas donde se muestra los datos de los documentos electrónicos como la factura de venta, nota crédito y nota débito.

Pero ¿Qué es un XML?

El Extensible Markup Language (XML) o Lenguaje Extensible de Etiquetado es definido como un lenguaje marcado para documentos que contienen información estructurada, que posee contenido (como palabras o imágenes) y alguna indicación del papel que desempeña (por ejemplo, el contenido de un encabezado de sección tiene un significado diferente del contenido de una nota al pie, lo que significa algo diferente al contenido de una figura título o contenido en una tabla de base de datos, etc.).

En otras palabras, se trata de un metalenguaje que facilita la definición de etiquetas y las relaciones estructurales entre ellas, entendiendo como documento todo tipo de información estructurada.

Entre las características más importantes de este formato estándar están:

• Es abierto, flexible y ampliamente utilizado para almacenar, publicar e intercambiar todo tipo de información.
• Ofrece portabilidad y utilización de la información mediante diversos tipos de plataformas.
• Es soportado por un amplio número de aplicaciones en distintos programas y existen múltiples bibliotecas para diversos lenguajes de programación, que facilitan el desarrollo de nuevas aplicaciones.
• Es un formato legible tanto por personas como por computadores.
• La especificación de documentos XML es sencilla, ágil y precisa.
• Garantiza la integridad de la información mientras viaja por la web.

¿Cómo convertir factura pdf a XML?

Cuando generas una factura electrónica, el sistema de facturación encripta su información en un archivo XML para que pueda viajar con mayor seguridad hasta los servidores de la DIAN, en donde validan los datos de esta y  la devuelven para los fines fiscales a que haya lugar.

Ese XML es realmente la factura electrónica. El PDF que se genera adjunto es solo la representación gráfica de la misma para facilitar a los contribuyentes su lectura, así como la contabilización de los documentos tributarios electrónicos.

¿Por qué es tan importante el XML de la factura electrónica?

El archivo XML es el que tiene relevancia fiscal y el que en realidad  se debe considerar como comprobante de las operaciones comerciales. Es este archivo el que la DIAN tendrá en cuenta para fines tributarios.

Además de su importancia fiscal, el valor de este archivo radica en la seguridad que le brinda a la información tributaria suya y de sus clientes. Al viajar encriptada, no corre ningún riesgo de ser interceptada o alterada. Así, se evitan fraudes fiscales o robos de identidad, fácilmente realizables en archivos .PDF, .XLXS u otros.

Siempre que pague por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien, debe exigir que -además del PDF de la factura electrónica- le entreguen el respectivo XML. Al igual que, si es el vendedor, debe preocuparse por la respectiva emisión y entrega al cliente de los dos archivos.

En un software de facturación electrónica, cumplir con esta obligación es de lo más sencillo. Además de simplificar la facturación, permitir la carga masiva de datos y ofrece funcionalidades adicionales como la visualización de pagos y recaudaciones, este sistema genera automáticamente el archivo XML, lo envía la DIAN  para su validación y -posteriormente- lo hace llegar al correo electrónico indicado por el cliente para tal fin.