Si toma mucho tiempo obtener los estados financieros al final de cada mes, si las proyecciones de las ventas están basadas en asunciones y no en información de valor, esas podrían ser señales de que es tiempo de iniciar una búsqueda para
encontrar el ERP más idóneo para su organización.
El acrónimo ERP que define Enterprise Resource Planning, es un sistema que reúne información que cubre todas las áreas del negocio, como contabilidad, finanzas y talento humano, nóminas y ventas, y las gestiona en un entorno colaborativo con un sistema de base de datos único. En resumen, podemos decir que ERP es una bendición en el campo de TI. Eso brinda la oportunidad a las organizaciones de administrar la información de todos los departamentos a la vez con un flujo de trabajo automatizado.
Tabla de contenido
# 1: Tienes muchos programas diferentes para diferentes procesos
Dedique unos minutos a pensar cómo los empleados de su empresa registran, rastrean y procesan la información. ¿El personal de contabilidad usa un sistema para cuentas por cobrar y por pagar, y las ventas usan otro para ingresar los pedidos de los clientes? ¿Es el proceso de tomar esas órdenes y cumplirlas y llevarlas a la contabilidad como un proceso manual que requiere mucho tiempo? ¿Los empleados de su almacén utilizan una solución completamente diferente para rastrear el envío y la recepción?
Cuando varios sistemas front-end y back-end se ejecutan por separado, puede causar estragos en los procesos destinados a garantizar que su empresa funcione sin problemas. Sin datos precisos de las ventas, la gestión del inventario puede verse afectada, mientras que no contar con la información más reciente de la contabilidad puede desencadenar un efecto dominó en todo, desde los presupuestos de marketing hasta la nómina.
El software ERP integra estos sistemas para que cada función empresarial se base en una sola base de datos. Con una fuente de información que contiene datos precisos y en tiempo real, una solución de ERP rompe los obstáculos de información, ayuda al personal a tomar mejores decisiones más rápidamente y libera su tiempo para trabajar en más ejercicios de alto valor como ayudar a que el negocio crezca aún más rápido.
# 2: No tiene fácil acceso a la información sobre su negocio
Si alguien le pregunta cuál es su margen de ventas promedio, ¿cuánto tiempo le tomaría averiguarlo? ¿Qué pasa con otras métricas clave de rendimiento, como pedidos por día o ventas hasta la fecha? Para las empresas que dependen de sistemas aislados y hojas de cálculo que necesitan actualizarse constantemente y conciliarse manualmente, podría ser una larga espera.
El ritmo de los negocios es más rápido que nunca, lo que significa que los empleados de su empresa necesitan acceso inmediato a los datos clave. Con una solución ERP, los ejecutivos pueden obtener una visión holística de las operaciones comerciales en cualquier momento, mientras que otro personal puede obtener la información que necesitan para hacer su trabajo de manera más efectiva. Por ejemplo, los representantes de ventas deberían poder ver el historial completo de transacciones de un cliente y mejorar de manera más proactiva las tasas de renovación al tiempo que aumentan las oportunidades de ventas adicionales y ventas cruzadas.
# 3: La contabilidad lleva más tiempo y es más difícil
A menudo, las primeras señales notables de que su empresa necesita software ERP vendrán de su departamento de contabilidad. Si sus empleados confían en facturas en papel y pedidos de ventas, y pasan horas cada semana ingresándolos manualmente en diferentes sistemas de contabilidad y ventas, debe considerar cuánto tiempo se desperdicia en tareas que el software ERP puede manejar en un instante.
Lo mismo ocurre con los informes financieros: si lleva años consolidar o conciliar la información financiera entre sistemas y a través de innumerables hojas de cálculo, una solución ERP puede tener un impacto significativo. Con todos los datos financieros en una sola base de datos, el personal de contabilidad no tendrá que pasar horas publicando información, volviendo a escribir números o conciliando datos manualmente. Su personal contable será más productivo, lo que los liberará para entregar informes críticos sin demoras ni frustraciones.
# 4: Las ventas y la experiencia del cliente están sufriendo
A medida que las empresas crecen, uno de sus mayores desafíos es a menudo la gestión de inventario. Asegurar que la cantidad correcta de productos esté en el lugar correcto en el momento correcto es una parte vital de las operaciones comerciales.
Cuando las ventas, el inventario y los datos del cliente se mantienen por separado, puede crear serios problemas en toda su empresa. Si se queda sin un producto popular, las ventas se cancelarán hasta que llegue el próximo envío. Mientras tanto, si un cliente llama para preguntar acerca de un pedido y los empleados no pueden rastrearlo para ver si ha sido enviado, o incluso si está en existencia, su empresa comenzará a desarrollar una mala reputación de confiabilidad y servicio.
Con un sistema ERP, por otro lado, el personal de cada departamento tendrá acceso a la misma información actualizada. Los representantes de atención al cliente deben poder responder a las preguntas de los clientes sobre el estado del pedido y el envío, el estado del pago, los problemas de servicio, etc., sin tener que colgar el teléfono y consultar con otro departamento. Mejor aún, los clientes deberían poder simplemente conectarse a su cuenta en línea y ver la información de estado. Mientras tanto, el gerente del almacén puede ver que el stock se está agotando y puede reordenar.
# 5: Su TI es demasiado compleja y consume mucho tiempo
Una de las mayores desventajas de tener múltiples sistemas en su negocio es que la administración de TI puede convertirse en una pesadilla. Personalizar estos sistemas, integrarlos y mantenerlos con parches y actualizaciones puede ser complejo, costoso y reducir el tiempo y los recursos críticos.
Si su mosaico de sistemas incluye software empresarial heredado en el lugar, las actualizaciones del sistema pueden ser más problemáticas de lo que valen. Estas actualizaciones no solo son costosas y requieren mucho tiempo, sino que también pueden deshacer las personalizaciones implementadas por el personal de TI. Teniendo en cuenta eso, no sorprende que dos tercios de las empresas medianas ejecuten versiones obsoletas de su software empresarial.
En lugar de agregar más software (y complejidad) a un sistema que ya no es efectivo, la tecnología ERP puede brindarle la agilidad para responder rápidamente a las cambiantes necesidades comerciales. Es por eso que seleccionar un proveedor de ERP es crítico. Por lo tanto, si su empresa no tiene un equipo de Tecnología de la Información que sepa analizar las mejores opciones, la alternativa es buscar un servicio de consultoría.
PETI Soluciones Productivas lo asesora en el análisis y selección de una herramienta ERP acorde a las necesidades de su negocio, así mismo nos sumergimos en la organización para garantizar que la implementación del ERP, sea un éxito, en tiempo, costo y alcance. La confianza de nuestros clientes es evidencia clara de entregar resultados consistentes y exitosos, contáctenos ahora
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