Tipos de facturas aceptadas por la DIAN

Todo negocio debe entregar a su comprador una factura de venta que soporte la transacción de los bienes o servicios prestados, cumpliendo así con las exigencias de la DIAN. La entidad autoriza tres tipos de factura que tienen requisitos específicos para ser expedidas.

Según las necesidades del negocio y las responsabilidades tributarias que tenga se debe de emitir un tipo de factura a los clientes. A continuación, mostramos las  características de cada factura y cuál debes emitir.

Factura electrónica

Este tipo de factura tiene la misma validez que una factura impresa o hecha en papel, sin embargo, cuando  se emite una factura electrónica se debe contar con un software de facturación. Al ser un documento electrónico debe generarse en un formato denominado XML y enviarse a la DIAN para que la entidad valide que cumpla con todos los requisitos de la Resolución 000030 de 2019.

Dado que se genera desde un software, esta herramienta permite incorporar diversos elementos que garantizan la seguridad de la información:

  • formato XML: lenguaje estándar en el que están escritas las facturas electrónicas.
  • CUFE: significa Código Único de Facturación Electrónica y permite identificar cualquier factura de manera inequívoca.
  • Código QR: es el código de barras bidimensional para almacenar información.
  • Firma digital: garantiza que la información de la factura es verídica y legal.

Factura sistema POS

Estas facturas se generan a través de máquinas registradoras que permiten emitir facturas en los puntos de venta donde se encuentran instalados. Las facturas emitidas por sistema POS son utilizadas por supermercados y pequeños comercios ya que les permite registrar la información de sus productos de manera rápida.

Un dato importante es que las facturas generadas por un sistema POS pueden o no llevar escrito el nombre del comprador, depende del establecimiento como configura esta información. La normatividad que rige estas facturas es el Decreto 1165 de 1996 y requiere:

  • Datos del vendedor: apellidos y nombres o NIT.
  • Número consecutivo de transacción.
  • Fecha de la venta.
  • Descripción de los productos o servicios prestados.
  • Valor total de la operación.

Factura en papel y computador

Las facturas en papel, más conocidas como talonarios, son plantillas básicas donde escribes los datos de la empresa, el cliente, los productos y los impuestos, si es el caso. Este suele usarse en los negocios pequeños o tiendas.

Las facturas realizadas en computador son formatos que se generan a través de programas instalados o aplicaciones como Microsoft Excel. La factura tanto en papel como en computador debe cumplir con los requisitos estipulados en el artículo 617 del Estatuto Tributario:

  1. Indicar que se trata de una factura de venta.
  2. Datos del vendedor: apellidos y nombres o NIT.
  3. Datos del comprador: apellidos y nombres o NIT. Es necesario incluir la discriminación del IVA.
  4. Incluir el sistema de numeración consecutiva.
  5. Fecha de la venta.
  6. Descripción de los productos o servicios prestados.
  7. Valor total de la operación.
  8. NIT del impresor de la factura.
  9. Indicar la calidad de retenedor del IVA.

Es necesario aclarar que, con la implementación de la factura electrónica en todo el país, este tipo de facturas dejarán de ser aceptadas por la DIAN, es decir, algunas empresas tendrán que expedir factura electrónica de venta de manera obligatoria.

¿Cuáles facturas se deben de emitir?

Para las empresa que emitan facturas en papel o computador es necesario que revisar la actividad económica principal inscrita en tu RUT, ya que puede estar obligado a facturar electrónicamente. Para saber si debe implementar la factura electrónica  en la empresa revise el código de la actividad económica en el calendario de la resolución 00064 de 2019

Recuerde que para emitir factura electrónica debe de contar con un software de facturación que garantice el cumplimiento de las exigencias de la DIAN.

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¿Aún tiene dudas con respecto a la Facturación Electrónica?

Lo invitamos a leer nuestro siguiente artículo donde encontrará tips importantes para tener en cuenta:

Facturación Electrónica y la Firma Digital

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