En Colombia, la regulación logística está dando un paso importante: el Ministerio de Transporte ha instaurado una nueva obligación para que las empresas de transporte y logística reporten, de forma automatizada, los eventos clave del proceso de cargue y descargue al Registro Nacional de Despacho (RNDC). 

¿Qué exige la nueva normativa?

Se debe reportar automáticamente eventos como: llegada al punto de carga/descarga, inicio y fin del cargue/descargue, y salida del punto logístico. 

Histó​ricament​e esos tiempos se registraban manualmente, lo que generaba errores, baja trazabilidad y falta de datos confiables. 

Ahora se requiere que la captura y transmisión de los eventos sea mediante integraciones tecnológicas (GPS, geocercas, sensores) al RNDC. 

¿Por qué es relevante para las empresas de transporte y logística?

Aumenta la trazabilidad: saber exactamente cuándo llega un vehículo, cuándo inicia/finaliza operación, permite visibilidad y control en tiempo real.

Reduce errores humanos:​ al automatizar registro de eventos se minimizan omisiones, inconsistencias o retrasos en los reportes.

Cumplimiento normativo: estar en regla evita sanciones, bloqueos, y fortalece la relación con autoridades.

Mejora operativa: disponer de datos exactos y en tiempo real permite optimizar rutas, tiempos, cargas, y comunicación con clientes.

Desafíos que plantean la impleme​ntación

Integración tecnológica: el vehículo o transportista debe contar con GPS o sistema que permita generar eventos automáticos. Si no, hay que gestionar excepciones vía registro manual aceptado por la norma. 

Flujo de datos: la nor​ma describe un flujo que va desde la creación del manifiesto, luego registro del proveedor de eventos, generación automática y envío al RNDC. 

Cambios operativos en la organización: formación de personal, adaptación de procesos de cargue/descargue, definición de geocercas, reglas de validación, etc.

Validación de calidad de datos: tiempos mínimos, eventos fuera de orden, datos inconsistentes pueden generar problemas o rechazos.

¿Cómo una solución TMS integrada con Odoo facilita el cumplimiento?

Registro automático de eventos: el módulo TMS monitorea los vehículos mediante GPS, detecta la llegada, inicio/final de operación, salida, y captura esos eventos.

Integración con Odoo: el manifiesto de carga, la planificación de rutas y la operación logística ya están dentro del sistema ERP, lo que centraliza la gestión.

Validación de reglas personalizadas: puedes definir reglas como “no permitir inicio de cargue antes de llegada”, “tiempo mínimo de cargue”, etc., para asegurar que los datos que ​se enviarán al RNDC cumplen los requisitos.

Envío directo al RNDC: el módulo se comunica con la plataforma de autoridad y envía los eventos de forma segura, automatizada, reduciendo la carga administrativa.

Visualización y seguimiento: tanto en el TMS como en el ERP, se pueden consultar los estados de los reportes enviados: aceptados, rechazados, pendientes.

Adaptación flexible: si algún vehículo no está equipado con GPS, el sistema admite exc​epciones manuales (como lo considera la normativa). 

Pasos prácticos para co​menz​ar a prepa​r​arse

Realiza un diagnóstico interno: ¿Qué porcentaje de la flota cuenta con GPS / tecnología de geocercas? ¿Qué procesos de cargue/descargue están formalizados?

Define los eventos que deben registrarse: llegada, inicio de cargu​e, fin de cargue, salida. Asegúrate de que los procesos operativos internos pueden capturar esos momentos.

Mapea la integración: la solución TMS-Odoo debe conectarse al sistema de autoridad del RNDC o a la plataforma que gestiona los reportes. Verifica API, formatos, reglas de validación.

Configura reglas de control de calidad de datos: tiempos mínimos/máximos, ​geocerca​s activas, alertas de inconsistencias.

Pilota con un subconjunto de viajes: monitoriza el flujo, revisa errores o rechazos, ajusta la plataforma.

Escala al total de operaciones: una vez validado, extiende la implementación al resto de la flota y proc​esos.

Comunica internamente: forma a conductores, coordinadores, cargadores sobre los cambios operativos, la importancia del registro automático.

Monitorea indicadores: porcentaje de viajes con evento completo, tiempos de cargue/descargue, incidencias de rechazo en RNDC, mejoras operativas.

 Reflexión final

La nueva normativa para el reporte de tiempos logísticos en Colombia representa un hito en la digitalización y control de las operaciones de transporte. Para quienes ya cuentan con un TMS integrado al ERP Odoo, hay una ventana de ventaja: pueden adaptarse más rápidamente, automatizar los flujos, garantizar cumplimiento y ofrecer un valor diferencial en el mercado logístico.

Si aún no tienes la herramienta implementada, o si tus procesos siguen siendo manuales, el momento de actuar es ahora: la normativa no solo es una exigencia, sino también una oportunidad para eficiencia, trazabilidad y competitividad.